DATENSCHUTZINFORMATION “Buchung Gast”
Vienna House Hotelmanagement GmbH
- Verarbeitungstätigkeit
Verwaltung von Gästedaten - Verantwortlicher
Vienna House Hotelmanagement GmbH („VIENNA HOUSE”)
Geschäftsanschrift: Dresdner Straße 87, 1200 Wien
Telefon: +43 1 333 73 73-0
E-mail: office[a]viennahouse.com - Zwecke der Datenverarbeitung
- auf der Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung oder -vorbereitung
- Erfüllung von Reservierungs- oder Informationsanfragen von Kunden
- Interne Verwaltung der Reservierungsanfragen und Management der Verfügbarkeit von Räumlichkeiten
- Verwaltung des Kunden-Aufenthaltes im Hotel durch Nachverfolgung der in Anspruch genommenen Dienste und Services (Telefon, Bar, TV etc.)
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung durch Berücksichtigung persönlichen Wünsche, Werbemaßnahmen, Information über die Veranstaltung von Gewinnspielen, Events und Durchführung von Befragungen
- Erfüllung individueller Anfragen für Zusatzangebote, Empfehlungen und Services von Drittanbietern
- Management von Prämienpunkten (Abgeltung, Einlösung) im Rahmen von und in Kooperation mit Treue- und Bonusprogrammen (z.B. Vielfliegerprogramme)
- Verbreitung von eigener und fremder Werbung direkt oder in den Online-Informationsangeboten und Produkten
- Beilegung von Konflikten
- Bereitstellung von Kommunikationskanälen zu VIENNA HOUSE zur Servicierung des Vertragsverhältnisses
- auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses:
- Interne Verwaltung (Zugang zu Zimmern) und Feststellen von Verhaltensweisen zur angemessenen Handhabung von Gästen (Beachtung der Hausordnung und Sicherheitsregeln)
- Ausarbeiten von Statistiken und Bewertungen und Erstellung von internen Berichten
- Kenntnis und Verwaltung von Vorlieben von neuen und wiederkehrenden Kunden
- Handhabung von Forderungen und Beschwerden
- auf der Rechtsgrundlage der (überwiegenden) berechtigten Interessen von VIENNA HOUSE zur Direktwerbung:
- Rückgewinnung sowie Neugewinnung von Kunden
- Erhebung der Nutzerzahlen zu den Dienstleistungen zur Dokumentation der Reichweite
- Erhaltung der Kundenzufriedenheit und –bindung (unter Einsatz von Profiling, siehe Punkt 9.)
- Verbreitung/Ausspielung von Werbung für Angebote und Dienstleistungen von VIENNA HOUSE im Wege der Direktwerbung („Marketingzwecke“), soweit gesetzlich zulässig
- Auswertung des Nutzerverhaltens und der persönlichen Vorlieben der Kunden zur zielgerichteten Verbreitung von Werbung mit dem Ziel der Vermeidung von Streuverlusten (unter Einsatz von Profiling, siehe Punkt 9.)
- Verbesserung der Dienste und Leistungen von VIENNA HOUSE durch Durchführung von Umfragen und Analyse von Fragebögen, Handhabung von Forderungen/Beschwerden und Anbieten der Vorteile aus Treueprogrammen
- auf der Rechtsgrundlage der rechtlichen Verpflichtung:
- Erstellung und Aufbewahrung gesetzlich vorgeschriebener Belege unter Beachtung von Bilanzierungsgrundsätzen
- Erfüllung melderechtlicher Vorgaben
- auf der Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung oder -vorbereitung
- Zweckänderungen (Weiterleitung)
Direktwerbung:
VIENNA HOUSE informiert, dass die personenbezogenen Daten von Kunden auch zu Zwecken der Direktwerbung (inkl. Profiling) verarbeitet. Mit der Direktwerbung will VIENNA HOUSE den Vertrieb der beworbenen (eigenen oder fremden) Dienstleistungen und Produkte fördern.
Zu diesem Zweck werden diese Daten keinem (nicht konzernverbundenen) Dritten überlassen.
Es besteht keine Unvereinbarkeit mit dem Zweck der ursprünglichen Datenerhebung. - Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung:
Der Kunde kann gegen die Verwendung seiner personenbezogenen Daten zur Direktwerbung (inklusive „Profiling“) jederzeit und ohne Angabe von Gründen beim Verantwortlichen Widerspruch einlegen. Der Widerspruch bewirkt, dass VIENNA HOUSE die personenbezogenen Daten des Kunden zukünftig nicht mehr zu diesen Zwecken verarbeitet. - Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
- Verwaltung von Gästedaten: Vertragserfüllung oder -vorbereitung
- Direktwerbung (inkl. Profiling): überwiegende berechtigte Interessen von VIENNA HOUSE (siehe Punkt 8.)
- rechtliche Verpflichtung (Art 6 Abs 1 DSGVO)
- Zusatzservice: Einwilligung. Für einzelne Services (elektronischer Newsletter, Übernahme der Daten in Marketingsystem) holt der Verantwortliche ausdrücklich Einwilligungen vom Kunden ein. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
- Besondere Datenverarbeitungen:
Zutrittskontrollen: Schutz vor unbefugtem Zutritt durch elektronische Schließsysteme der Hotelräumlichkeiten (Zimmer, Lounges, Spa, Liftstockwerke etc.)
Videoüberwachung: Überwachung der öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten des Hotels - Beschreibung der (überwiegenden) berechtigte Interessen zu Zwecken der Direktwerbung:
VIENNA HOUSE verarbeitet die Kundendaten (nicht jedoch solche von Kindern oder besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 9 DSGVO („sensible Daten“) auch, um diese zu Zwecken der Direktwerbung für (weitere) Produkte auch von mit VIENNA HOUSE konzernverbundenen Unternehmen zu nutzen (siehe dazu auch Punkt 5.). VIENNA HOUSE hat an der Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung ein berechtigtes Interesse (Erwägungsgrund 47, letzter Satz der DSGVO).
Verarbeitet werden dabei ausschließlich jene Kundendaten, über die VIENNA HOUSE aus dem Vertragsverhältnis verfügt und für die noch die Speicherfrist läuft. Eine Verlängerung der Speicherfrist erfolgt dadurch nicht. Vorrangiges Ziel der Datenverarbeitung ist die Kundengewinnung mit dem Ziel, damit wieder in ein (vor-)vertragliches Vertragsverhältnis zu gelangen und die Kundenbindung. Dabei stützt sich VIENNA HOUSE auf seine konventions- und verfassungsrechtlich geschützte Erwerbsfreiheit (Art. 6 StGG) und Kommunikationsfreiheit (ins. Art 10 EMRK, der auch Werbemaßnahmen schützt) und auf die Rechte- zur Übermittlung von postalischer Werbung;
- zur Vornahme von Werbeanrufen nach Einwilligung;
- zur Übermittlung von elektronischer Post nach Einwilligung;
- zur Übermittlung von elektronischer Post gemäß § 107 Abs 3 TKG;
- Videoüberwachung:
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art 35 und 36 DSGVO) wurde durchgeführt. Auf die Videoüberwachung wir durch sichtbare Hinweisschilder hingewiesen. Zur Wahrung des Schutzes des Hausrechtes, des Eigentums als auch der Gäste besteht an der Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Teile des Hotels ein schutzwürdiges, berechtigtes Interesse von VIENNA HOUSE. - der Datenverarbeitung im Konzern:
VIENNA HOUSE ist Teil einer Unternehmensgruppe. Zur Erfüllung seiner umfangreichen Verpflichtungen (Abwicklung der Buchungen über ein zentrales Buchungssystem, Zahlungssysteme, Marketing, Bilanzierung etc.) bedient sich VIENNA HOUSE in arbeitsteiliger Weise auch der konzernverbundenen Unternehmen. Daran hat VIENNA HOUSE ein überwiegendes berechtigtes Interesse (Erwägungsgrund 48 der DSGVO).
Dies betrifft insb. die Verwaltung der Buchungsdaten sämtlicher konzernverbundenen Unternehmen, welche über ein zentrales Buchungssystem erfolgt. Diese Datenbank wird von VIENNA HOUSE betreut, die Daten werden zentral gespeichert und verwaltet. Die Dateneingabe erfolgt abhängig von der Buchung direkt durch den Kunden, das Tochterhotel oder über Buchungsvermittler. Konzernverbundene Unternehmen haben zum Zwecke der Vertragserfüllung (Durchführung der Buchungen, Auslastungsplanung etc.) Zugriff zu dieser Datenbank. - der IT-Sicherheit:
VIENNA HOUSE speichert die IP-Adressen seiner Kunden für die Dauer von 7 Tagen, um auf gezielte Angriffe in Form der Überlastung von Servern („Denial of service“-Angriffe) und andere Schädigungen der Systeme abwehren zu können. An dieser Datenverarbeitung zum Zwecke der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit seiner online bereitgestellten Dienste hat VIENNA HOUSE ein überwiegendes berechtigtes Interesse (Erwägungsgrund 49 der DSGVO).
- Bewertungen von persönlichen Aspekten des Kunden („Profiling“)
„Erhebung und Speicherung“
Zum Zweck einer optimalen Kundenbetreuung speichert VIENNA HOUSE Kundenaktivitäten (z.B. Aufenthaltsdauer, Bestellungen, Beschwerden, Special Services, persönliche Vorlieben, Reaktionen auf Angebote usw.), damit relevante und zielgerichtete Maßnahmen gesetzt werden können, um so die Zufriedenheit und damit die Kundenbindung zu verbessern sowie das Service individuell anzupassen.
Bewertung von persönlichen Interessen
Zum Zweck der Vermeidung von Streuverlusten (und der Minimierung von Datenverarbeitungen) bei der Ausspielung von Werbeinhalten und im Direktmarketing speichert VIENNA HOUSE das Kundenverhalten, Special Services, persönliche Vorlieben, und schließt daraus auf bestimmte persönliche Interessen. Diese bewerteten Interessen verwendet VIENNA HOUSE, um den Kunden zielgerichtet interessensspezifische Angebote und Werbung zu übermitteln und so Streuverluste bei der Werbung zu vermeiden. - Widerspruch gegen das „Profiling“:
Der Kunde kann gegen die Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken des Profiling jederzeit und ohne Angabe von Gründen beim Verantwortlichen Widerspruch einlegen. Der Widerspruch bewirkt, dass VIENNA HOUSE die personenbezogenen Daten des Kunden zukünftig nicht mehr zu Zwecken des Profiling verarbeitet. - Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Den Kunden trifft, außer zur Erfüllung melderechtlicher Verpflichtungen , keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. - Automatisierte Entscheidungsfindung
Der Kunde unterliegt keiner automatisierten Entscheidung, die ihm gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. - Verarbeitete Datenarten
vom Kunden verpflichtend bekannt gegeben:
Ankunft, Abreise, Zimmernummer, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Nationalität, Anschrift(en), Begleitperson, Kinder, Alter der Kinder
vom Kunden freiwillig bekannt gegeben:
Telefon, E-Mail-Adresse(n), Rechnungsadresse, Kfz Kennzeichen, Zahlungsinformationen (Kreditkartendetails), Interessen, Essgewohnheiten, Vorlieben
von VIENNA HOUSE zusätzlich erhoben:
Herkunft Datenangabe, In Anspruch genommene Zusatzleistungen, Glaubensbekenntnis, Forderungen, Beschwerden, IP-Adressen (Logfiles), Daten zum Endgerät (Device-ID), Verwendeter Browser, Time-Stamp: Datum und Uhrzeit Initial und wiederkehrend (update), Session ID, Login-Daten (E-Mail und verschlüsseltes Passwort), Login Checks – erfolgreiche und gescheiterte Logins, Schnittstelleninformationsmerkmal (APIToken), Informationen aus APP: Geräteversion, freier Gerätespeicher für zu ladende Ausgaben, verwendete APP-Version, Software-Version der APP und Gerät, Publikationstag, Regionalausgabe, PushToken und Device-ID) - Datenquellen (soweit nicht vom Kunden erhoben)
Statistische Daten:
Statistik Austria: Robinson-Einträge (Liste im Dienste des Verbrauches zum Schutz vor unerwünschter Werbung via Brief-Post, E-Mail, Telefon und Telefax) - Externe Empfänger von Daten
Übermittlung von elektronischen Identifikationsdaten an Verantwortliche:
Quelle | Datenarten
Google Analytics, Dienstleistungen der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland | anonymisierte IP-Adresse, Websitetitel, browserspezifische Informationen, Informationen über die Websitenutzung
„Social-plug-ins“: Facebook Inc., 1 Hacker Way, 94025 Menlo Park, USA; Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA; Twitter Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA; Youtube LLC, Hauptgeschäftssitz in 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA - vertreten durch Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; LinkedIn Ireland UC.; Wilton Place,Dublin 2, Irland | IP-Adresse, URLs, Cookies und Daten zu den Browsereinstellungen
Nähere Angaben zu obgenannten Datenverarbeitungen entnehmen Sie der „Cookie Information“ unserer Website - Externe Empfänger von Daten – Konzernunternehmen und Auftragsverarbeiter:
Auftragsverarbeiter:- Steuerberater/Wirtschaftsprüfer
- Rechtsanwälte
- Banken und Zahlungsdienstleister
- Inkasso-Büro
- Telekommunikationsanbieter
- IT-Serviceanbieter
- Banken- und Zahlungsdienstleister
- Telekommunikationsunternehmer
- Drittstaatstransfer
Folgende Daten werden im Zuge der Datenverarbeitung an Staaten außerhalb der EU übermittelt:
Land | Anwendung | Datenarten
USA (EU-US Privacy Shield) | CRS | Kontaktinformation, Finanzdaten für bargeldlose Zahlungen, optionale Präferenzen und Kundenwünsche, Daten in Bezug auf historische Buchungen
USA (EU-US Privacy Shield) | Google Analytics | anonymisierte IP-Adresse, Websitetitel, browserspezifische Informationen, Informationen über die Websitenutzung
USA (EU-US Privacy Shield) | Facebook, Twitter, Instagram, Youtube | Social-Plug-ins und Pixel: IP-Adresse, Websitetitel, browserspezifische Informationen, Informationen über die Websitenutzung mit Opt-In - Speicherdauer
Die Daten von Gästen werden von VIENNA HOUSE auf Grund der oben genannten Rechtsgrundlagen grundsätzlich noch 40 Monate nach Vertragsbeendigung (= 36 Monate mögliche vertragliche Schadenersatzansprüche + max. 4 Monate Zustelldauer einer Klage) personenbezogen verarbeitet und danach (jedenfalls der Personenbezug) gelöscht. Danach erfolgt eine personenbezogene Datenverarbeitung von Rechnungsdaten noch bis zum Ende von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. - Rechte des Kunden
- Art 15 DSGVO „Auskunft“: Der Kunde hat das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten von ihm verarbeitet werden.
- Art 16 DSGVO „Berichtigung“: Der Kunde hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder deren Vervollständigung zu verlangen.
- Art 17 DSGVO „Löschung“: Der Kunde hat das Recht, zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, soferne die in Art 17 Abs 1 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind.
- Art 18 DSGVO „Einschränkung“: Der Kunde hat das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, soferne die in Art 18 Abs 1 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind.
- Art 20 DSGVO „Datenübertragbarkeit“: Der Kunde hat das Recht, seine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Art 21 DSGVO „Widerspruch“ Widerspruch Profiling: Der Kunde hat das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke des Profiling Widerspruch einzulegen.
Widerspruch Direktwerbung: Der Kunde hat das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen.
- Beschwerderecht
Art 77 DSGVO § 24 DSG
Jeder Kunde hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. - Aufsichtsbehörde
Austria
Austrian Data Protection Authority
Barichgasse 40-42, 1030 Vienna, Austria
Tel.: +43 1 52 152-0
E-Mail: [email protected]
Czech Republic
The Office for Personal Data Protection
Urad pro ochranu osobnich udaju
Pplk. Sochora 27
170 00 Prague 7
Tel.: +420 234 665 111
Fax: +420 234 665 444
E-Mail: [email protected]
www.uoou.cz
Germany
Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn
Tel.: +49 228 997799 0; +49 228 81995 0
Fax: +49 228 997799 550; +49 228 81995 550
E-Mail: [email protected]
www.bfdi.bund.de
The competence for complaints is split among different data protection supervisory authorities in Germany. Competent authorities can be identified according to the list provided under www.datenschutz-wiki.de/Aufsichtsbeh%C3%B6rden_und_Landesdatenschutzbeauftragte
Poland
Personal Data Protection Office
ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw
Tel.: +48 22 53 10 300
Fax: +48 22 53 10 30
Infoline: +48 606 950 000
E-Mail: [email protected]
www.uodo.gov.pl
Romania
The National Supervisory Authority for Personal Data Processing
Opre B-dul Magheru 28-30 Sector 1
BUCUREŞTI
Tel.: 40.318.059.211
Fax: 40.318.059.602
E-Mail: [email protected]
www.dataprotection.ro
Slovakia
Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic
Hraničná 12, 820 07
Bratislava 27
Tel.: + 421 2 32 31 32 14
Fax: + 421 2 32 31 32 34
E-Mail: [email protected]
www.dataprotection.gov.sk
Download PDF