INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH „Smartbooker”

Vienna House Hotelmanagement GmbH

Czynność przetwarzania
Program lojalnościowy „Smartbooker”
Administrator
Vienna House Hotelmanagement GmbH ("VIENNA HOUSE")
Adres firmy: Dresdner Straße 87, 1200 Vienna, Austria
Telefon: +43 1 333 73 73-0
mail: office[a]viennahouse.com
Cele przetwarzania danych
- W oparciu o podstawę prawną dotyczącą wykonania lub przygotowania umowy
  1. Zarządzanie programem lojalnościowym „Smartbooker”
  2. Tworzenie i zarządzanie kontem internetowym Smartbooker
  3. Udostępnianie kanałów komunikacji i rezerwacji w celu rozpowszechniania treści, podtrzymywania relacji z klientami
  4. Zwiększanie zadowolenia i lojalności klientów poprzez organizowanie konkursów, wydarzeń i badań opinii
- W oparciu o podstawę prawną dotyczącą (nadrzędnych) prawnie uzasadnionych interesów VIENNA HOUSE: Marketing bezpośredni
  1. Odzyskiwanie i pozyskiwanie nowych klientów
  2. Rozpowszechnianie reklam (dalszych) towarów i usług VIENNA HOUSE poprzez marketing bezpośredni („Cele marketingowe”) w zakresie dozwolonym przez prawo
  3. Analiza osobistych upodobań klientów w celu ukierunkowanego przedstawiania reklam i zapobiegania stratom wynikającym z przedstawiania reklam użytkownikom spoza grupy docelowej (z użyciem profilowania, patrz punkt 9.)
Zmiany celów (przekazanie)
Marketing bezpośredni:
VIENNA HOUSE informuje, że dane osobowe klientów są również przetwarzane dla celów marketingu bezpośredniego (w tym profilowania). Poprzez marketing bezpośredni VIENNA HOUSE pragnie wspierać sprzedaż reklamowanych produktów (własnych lub obcych). TDane te nie są w tym celu przekazywane żadnym stronom trzecim (nienależącym do grupy). Nie ma niezgodności z celem pierwotnego zbierania danych.
Sprzeciw wobec przetwarzania danych dla celów marketingu bezpośredniego:
Klient może w każdym momencie i bez podania przyczyn zgłosić administratorowi sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego (w tym „profilowania”). Sprzeciw ten powoduje, że VIENNA HOUSE w przyszłości nie będzie już przetwarzać danych osobowych klienta do tych celów.
Podstawa prawna przetwarzania danych
1. Smartbooker: Wykonanie lub przygotowanie umowy
2. Marketing bezpośredni (w tym profilowanie): nadrzędne prawnie uzasadnione interesy VIENNA HOUSE (patrz punkt 8.)
Opis (nadrzędnych) prawnie uzasadnionych interesów dla celów marketingu bezpośredniego:
VIENNA HOUSE przetwarza dane klientów (jednak nie dane dzieci ani specjalnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO („dane wrażliwe”) również w celu wykorzystania dla celów marketingu bezpośredniego (dalszych) produktów firm należących do koncernu VIENNA HOUSE (patrz również punkt 5.). VIENNA HOUSE ma prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego (motyw 47, ostatnie zdanie RODO). Przetwarzane są jednak tylko te dane klientów, które VIENNA HOUSE posiada w związku ze stosunkiem umownym, i których okres przechowywania nadal trwa. Nie powoduje to jednak przedłużenia okresu przechowywania. Głównym celem przetwarzania danych jest pozyskiwanie i zapewnianie lojalności klientów w celu ponownego zawarcia stosunku (przed-)umownego. VIENNA HOUSE opiera się przy tym na swojej chronionej konwencjami i konstytucją swobodzie prowadzenia działalności (Art. 6 austriackiej ustawy zasadniczej StGG) i swobodzie komunikacji (zwłaszcza art. 10 EKPC, która chroni także działania reklamowe) oraz na prawach
- Do przesyłania reklamy drogą pocztową;
- Do wykonywania telefonów reklamowych po uzyskaniu zgody;
- Do przesyłania wiadomości elektronicznych po uzyskaniu zgody;
- Do przesyłania wiadomości elektronicznych zgodnie z § 107 ust. 3 ustawy TKG;
Przy wykorzystywaniu tych danych VIENNA HOUSE przestrzega przepisów prawa o komunikacji, zwłaszcza § 107 ustawy o telekomunikacji (TKG).

Przetwarzania danych w grupie:
VIENNA HOUSE jest częścią grupy spółek. W celu spełnienia swoich rozległych zobowiązań (realizacji rezerwacji przez centralny system rezerwacji, systemy płatności, marketing, sporządzanie bilansu) VIENNA HOUSE współpracuje również na zasadzie podziału pracy z firmami należącymi do grupy. VIENNA HOUSE ma w tym nadrzędny prawnie uzasadniony interes (motyw 48 RODO).
Dotyczy to zwłaszcza zarządzania danymi rezerwacji wszystkich firm należących do grupy, które odbywa się w centralnym systemie rezerwacji. Ta baza danych jest zarządzana przez VIENNA HOUSE, a dane są przechowywane i zarządzane centralnie. W zależności od sposobu rezerwacji dane są wprowadzane bezpośrednio przez klienta, przez hotel zależny lub przez pośrednika rezerwacji. Firmy należące do grupy mają dostęp do tej bazy danych w celu wykonania umowy (realizacja rezerwacji, planowanie obciążenia itp.).
Analiza osobistych aspektów klientów („profilowanie”)
Zbieranie i przechowywanie
W celu optymalnej obsługi klientów VIENNA HOUSE przechowuje dane dotyczące aktywności klientów (np. wykorzystanie punktów, zamówienia, skargi, usługi specjalne, osobiste upodobania, reakcje na oferty itd.), aby umożliwić odpowiednie, ukierunkowane działania zmierzające do zwiększenia zadowolenia i tym samym lojalności klientów oraz indywidualnego dopasowania obsługi.
Analiza osobistych zainteresowań
Aby zapobiec stratom wynikającym z przedstawiania reklam użytkownikom spoza grupy docelowej (oraz minimalizacji przetwarzania danych) w ramach marketingu bezpośredniego, VIENNA HOUSE zapisuje zachowania zakupowe, takie jak reakcje na określone oferty, i na tej podstawie wyciąga wnioski co do określonych osobistych zainteresowań. Następnie VIENNA HOUSE wykorzystuje te przeanalizowane zainteresowania do przedstawiania klientom ofert i reklam dostosowanych do ich preferencji. W szczególności w celu przekazywania reklamy i zapewnienia w ten sposób lojalności klientów, a także zapobiegania stratom wynikającym z przedstawiania reklam użytkownikom spoza grupy docelowej.
Sprzeciw wobec „profilowania”:
Klient może w każdym momencie i bez podania przyczyn zgłosić administratorowi sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych osobowych dla celów profilowania. Sprzeciw ten powoduje, że VIENNA HOUSE w przyszłości nie będzie już przetwarzać danych osobowych klienta dla celów profilowania.
Obowiązek udostępnienia danych
Nie ma obowiązku udostępnienia danych. Jednak korzystanie w rozsądnym zakresie z usług klubu dla klientów jest niemożliwe bez udostępnienia danych.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Klient nie jest objęty zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, które miałaby dla niego skutki prawne.
Przetwarzane rodzaje danych
Udostępnione przez klienta:
Imię i nazwisko; Adres(y); Numer(y) telefonu i faksu; Adres(y) e-mail; Data urodzenia; Zwrot grzecznościowy; Tytuł
Zbierane dodatkowo przez VIENNA HOUSE:
Pochodzenie danych; Kwota obrotu z rezerwacji z ostatnich 12 miesięcy; Aktualne oferty dla klientów; Zarządzanie kartą klienta (wysyłka, ważność itd.); W Internecie: Logowanie zarejestrowanych użytkowników i zarządzanie nimi; Historia komunikacji, zachowanie podczas kampanii
Zewnętrzni odbiorcy danych
Przekazywanie elektronicznych danych identyfikacyjnych administratorom
Firmy należące do grupy: Listę aktualnych firm należących do grupy można znaleźć na stronie.
Kategorie zewnętrznych usługodawców:
Doradcy podatkowi/rewidenci; Prawnicy; Banki i podmioty obsługujące płatności; Biuro inkasowe; Dostawca oprogramowania, dostawca sprzętu, Dostawcy usług pocztowych; Drukarnie; Dostawcy usług IT
Ze wszystkimi odbiorcami zewnętrznymi można się skontaktować w kwestiach związanych z ochroną dany poprzez VIENNA HOUSE.
Przesyłanie do państw trzecich
W ramach przetwarzania dane nie są przesyłane do państw poza UE.
Okres przechowywania
W oparciu o powyższą podstawę prawną VIENNA HOUSE przetwarza dane jeszcze przez 40 miesięcy po zakończeniu umowy (= 36 miesięcy potencjalne umowne roszczenia odszkodowawcze + okres doręczenia pozwu maks. 4 miesiące), a po tym okresie zostają one usunięte (a w każdym razie usunięte zostaje odniesienie do osoby). Przetwarzanie danych osobowych z faktur odbywa się następnie jeszcze do końca przewidzianego ustawą obowiązku przechowywania (np. zgodnie ze związkowym kodeksem podatkowym, obecnie zasadniczo przez 7 lat).
Prawa klientów
- Art. 15 RODO „Dostęp”: Klient ma prawo zażądać informacji o tym, czy przetwarzane są dotyczące go dane osobowe.
- Art. 16 RODO „Sprostowanie”: Klient ma prawo do niezwłocznego sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub do uzupełnienia niekompletnych danych.
- Art. 17 RODO „Usunięcie”: Klient ma prawo żądania niezwłocznego usunięcia dotyczących go danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w art. 17 ustęp 1 RODO.
- Art. 18 RODO „Ograniczenie” Klient ma prawo żądania ograniczenia przetwarzania dotyczących go danych osobowych, jeżeli spełnione są przyczyny wymienione w art. 18 ustęp 1 RODO.
- Art. 20 RODO „Przenoszenie danych”: Klient ma prawo otrzymać dotyczące go dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Art. 21 RODO „Sprzeciw”Sprzeciw wobec profilowania: Klient ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych dla celów profilowania.
  Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego: Klient ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego.
Prawo do wniesienia skargi
Art. 77 RODO § 24 austriackiej ustawy o ochronie danych DSG
Klient ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli sądzi, że przetwarzanie dotyczących go danych osobowych narusza to rozporządzenie.
Supervisory authority
Austria
Austrian Data Protection Authority
Barichgasse 40-42, 1030 Vienna, Austria
Tel.: +43 1 52 152-0
E-Mail: [email protected]

Czech Republic
The Office for Personal Data Protection
Urad pro ochranu osobnich udaju
Pplk. Sochora 27
170 00 Prague 7
Tel.: +420 234 665 111
Fax: +420 234 665 444
E-Mail: [email protected]
www.uoou.cz

Germany
Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn
Tel.: +49 228 997799 0; +49 228 81995 0
Fax: +49 228 997799 550; +49 228 81995 550
E-Mail: [email protected]
www.bfdi.bund.de
The competence for complaints is split among different data protection supervisory authorities in Germany. Competent authorities can be identified according to the list provided under www.datenschutz-wiki.de/Aufsichtsbeh%C3%B6rden_und_Landesdatenschutzbeauftragte

Poland
Personal Data Protection Office
ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw
Tel.: +48 22 53 10 300
Fax: +48 22 53 10 30
Infoline: +48 606 950 000
E-Mail: [email protected]
www.uodo.gov.pl

Romania
The National Supervisory Authority for Personal Data Processing
Opre B-dul Magheru 28-30 Sector 1
BUCUREŞTI
Tel.: 40.318.059.211
Fax: 40.318.059.602
E-Mail: [email protected]
www.dataprotection.ro

Slovakia
Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic
Hraničná 12, 820 07
Bratislava 27
Tel.: + 421 2 32 31 32 14
Fax: + 421 2 32 31 32 34
E-Mail: [email protected]
www.dataprotection.gov.sk

Stan na: 01.02.2020 r

Download PDF